Per compilare un atto di non conformità l’impiegato utilizzava un documento Word. Tutti i campi dovevano essere compilati ogni volta anche se tanti campi sono collegati. Spesso questo portava agli errori. Dopo qualche giorno non sempre risultava possibile rintracciare l’atto per le correzioni.
Abbiamo studiato un programma per semplificare questo lavoro. Tutti i campi che possono essere compilati automaticamente il programma compila in automatico (ad esempio, secondo il nome del redattore del documento vengono compilati i campi della mansione, carica e telefono). Quando viene inserito il codice del pezzo di ricambio il programma automaticamente inserisce nella tabella il nome del pezzo di ricambio.
Se un campo non è stato compilato viene evidenziato per ridurre la possibilità di avere i campi non compilati.
Gli atti vengono salvati in una base di dati quindi in qualsiasi momento possono essere visualizzati o modificati.
E’ stato inserito un editore delle foto per evitare di utilizzare i programmi diversi.
Il programma ha ridotto di 2-3 volte il tempo di compilazione di un atto.
Tutti i dati riguardo ai prodotti e ai risultati delle prove vengono salvati nella base di dati aziendale. Ufficio controllo qualità deve compilare mensilmente un report riguardo alla percentuale di scarti. Per creare questo report i dati dei calcoli venivano utilizzati manualmente: l’impiegato esaminava la base di dati e calcolava la quantità dei prodotti.
Il programma esegue questi calcoli in qualche frazione di secondo. I dati dell’ultimo mese e di qualsiasi periodo scelto possono essere verificati in qualsiasi momento. Il programma prevede diverse tipologie di statistiche: suddivisione di scarti per cause di difetti, percentuale di scarti e difetti secondo l’operatore, ecc.
Come risultato l’impiegato risparmia qualche ora di lavoro ogni mese.
I prodotti pronti per la spedizione sono dotati delle matricole. La matricola è standard dove devono essere cambiati il numero di serie e la data. Un lotto può contenere centinaia di articoli. Nel caso di compilazione a mano un impiegato perderebbe almeno un ora per stamparle.
Il programma utilizza l’elenco dei numeri di serie e in pochi secondi crea un file PDF con tutte le matricole. Basta stampare il file in PDF. Il programma prevede anche la possibilità di creare le matricole per diverse tipologie di prodotti e di modificare facilmente il modulo.